○上毛町特定個人情報等の取扱いに関する管理規程

平成29年10月10日

訓令第4号

(目的)

第1条 この訓令は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び上毛町個人情報保護条例(平成17年条例第14号。以下「条例」という。)に定めるもののほか、上毛町が取り扱う個人情報、個人番号及び特定個人情報の安全管理について必要な事項を定めることにより、その適切な措置及び適正な運用を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この訓令における用語の意義は、「行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律」(平成15年法律第58号)第2条及び番号法第2条の定めるところによる。

(総括保護管理者)

第3条 本町に、総括保護管理者を一人置くこととし、副町長をもって充てる。

2 総括保護管理者は、本町における保有個人情報及び個人番号(以下「保有個人情報等」という。)の管理に関する事務を総括する任に当たる。

(保護管理者)

第4条 保有個人情報等を取り扱う各課等に、保護管理者を置くこととし、当該課等の長若しくは同等程度の職責を負う職員をもって充てる。

2 保護管理者は、各課等における保有個人情報等を適切に管理する任に当たる。

3 保有個人情報等を情報システムで取り扱う場合、保護管理者は、当該情報システムの管理者として、その任に当たる。

(保護担当者)

第5条 保有個人情報等を取り扱う各課等に、当該課等の保護管理者が指定する保護担当者を一人又は複数人置く。保護担当者は保護管理者を補佐し、各課等における保有特定個人情報等の管理に関する事務を担当する。

(事務取扱担当者)

第6条 保護管理者は、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)並びにその役割を指定するものとする。

(事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲)

第7条 保護管理者は、各事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定するものとする。

(監査責任者)

第8条 本町に、監査責任者を一人置くこととし、企画情報課長をもって充てる。

2 監査責任者は、保有個人情報等の管理の状況について監査する任に当たる。

(問題発生時等の組織体制)

第9条 保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備するものとする。

(1) 事務取扱担当者が管理規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の保護管理者への報告連絡体制

(2) 特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等(以下「情報漏えい等」という。)事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から保護管理者への報告連絡体制

(3) 特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化

(4) 特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制

(職員への教育研修)

第10条 総括保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員等に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報及び特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。

2 総括保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員等に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な研修を行うものとする。

3 保護管理者は、当該課室等の職員等に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。

4 前3項の措置を講ずる場合には、保有特定個人情報等の取扱いに従事する者(臨時職員等をいう。)についても、職員と同様の措置を講ずるものとする。

(職員の責務)

第11条 職員は、行政機関個人情報保護法及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。

2 職員は、特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、速やかに保護管理者に報告しなければならない。

(アクセス制限)

第12条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員等に限るものとする。

2 アクセス権限を有しない職員等は、保有個人情報等にアクセスしてはならない。

3 職員等は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならない。

(複製等の制限)

第13条 職員は、業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行うものとする。

(1) 保有特定個人情報等の複製

(2) 保有特定個人情報等の送信

(3) 保有特定個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し

(4) その他保有特定個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

(誤りの訂正)

第14条 職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。

(媒体の管理等)

第15条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行うものとする。

(廃棄等)

第16条 職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を行うものとする。

(保有個人情報及び特定個人情報ファイルの取扱状況の記録)

第17条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳を整備して、当該個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。

2 保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録するものとする。

(個人番号の利用の制限)

第18条 職員は、個人番号の利用に当たり、番号法及び条例に定められた事務に限定するものとする。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第19条 職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他の番号法又は条例で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第20条 職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法又は条例で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報の収集・保管の制限)

第21条 職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を収集又は保管してはならない。

(取扱区域)

第22条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。

(アクセス制御)

第23条 保護管理者は、保有個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード、ICカード、生体情報等(以下「パスワード等」という。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。

2 保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。

(アクセス記録)

第24条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するための必要な措置を講ずるものとする。

2 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。

(アクセス状況の監視)

第25条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視のため、一定数以上の保有個人情報がダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該機能の定期的確認等の必要な措置を講ずるものとする。

(管理者権限の設定)

第26条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。

(外部からの不正アクセスの防止)

第27条 保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第28条 保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報等の情報漏えい防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずるものとする。

(暗号化)

第29条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。

(入力情報の照合等)

第30条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行うものとする。

(バックアップ)

第31条 保護管理者は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。

(情報システム設計書等の管理)

第32条 保護管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。

(端末の限定)

第33条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。

(端末の盗難防止等)

第34条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。

2 職員は、保護管理者が必要があると認められるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。

(第三者の閲覧防止)

第35条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第36条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。

(入退室管理)

第37条 保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「電算室等」という。)を管理する保護管理者は、電算室等に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い、外部電磁的記録媒体等の持ち込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。

(電算室等の管理)

第38条 電算室等を管理する保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、電算室等に施錠装置の設置等の措置を講ずるものとする。

2 電算室等を管理する保護管理者は、災害等に備え、電算室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。

(保有個人情報等の提供)

第39条 保護管理者は、番号法又は条例で定めた場合を除き、保有特定個人情報等を提供してはならない。

(業務の委託等)

第40条 町が、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合は、委託先において、番号法に基づき町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられることを、あらかじめ確認するものとする。

2 前項の委託業務に関する契約を締結する場合は、委託先に安全管理措置を遵守させるため、次に掲げる事項を明記するものとする。

(1) 秘密保持義務

(2) 事業所内からの特定個人情報の持ち出し禁止

(3) 特定個人情報の目的外利用の禁止

(4) 再委託に関する条件

(5) 漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任

(6) 委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄

(7) 特定個人情報を取り扱う従業者の明確化

(8) 従業者に対する監督・教育

(9) 契約内容の遵守状況について報告を求める規定

(10) 必要があると認めるときに実地調査を行うことができる規定

3 前2項の委託をした場合は、町は、委託先における特定個人情報の取扱状況の把握その他必要かつ適切な監督を行うものとする。

4 委託先が委託業務の全部又は一部を再委託しようとする場合は、町は、委託する個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で諾否を判断するものとする。再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。

5 前項の規定により委託業務の全部又は一部が再委託された場合は、町は、再委託先に対しても間接的に監督義務を負うものとする。再委託先が再々委託を行った場合以降も同様とする。

(事案の報告及び再発防止措置)

第41条 保有個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員等は、速やかに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告するものとする。

2 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講ずるものとする。

3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に内容等について報告するものとする。

4 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、当該事案の内容、経緯、被害状況等を町長に速やかに報告するものとする。

5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。

(公表等)

第42条 総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずるものとする。

(監査)

第43条 監査責任者は、保有個人情報等の管理の状況について、定期に又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(点検)

第44条 保護管理者は、自ら管理責任を有する保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときには、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(評価及び見直し)

第45条 保有個人情報等の適切な管理のための措置については、総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果報告等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。

附 則

この訓令は、公布の日から施行する。

上毛町特定個人情報等の取扱いに関する管理規程

平成29年10月10日 訓令第4号

(平成29年10月10日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第4節 情報の公開・保護等
沿革情報
平成29年10月10日 訓令第4号